Cosa fanno le società di gestione delle destinazioni?

I pianificatori di eventi a volte utilizzano l’esperienza locale di una società di destination management per pianificare un evento fuori città. Scoprite cosa fa un DMC.

Cosa fanno le società di gestione delle destinazioni?

Le produzioni Jetta fondono le immagini Getty Images

Una società di destination management, comunemente chiamata anche DMC, è un’azienda terza che viene comunemente incaricata di fornire servizi professionali per la pianificazione e l’implementazione di programmi e servizi per eventi fuori città. Il valore di una società di destination management risiede principalmente nella profonda conoscenza del territorio, delle relazioni professionali e delle risorse locali. Un DMC può essere di grande aiuto ad un organizzatore di eventi aziendali e meeting che è stato incaricato di coordinare un evento fuori città.

Chi assume un DMC

Qualsiasi organizzatore di eventi può scegliere di lavorare con un DMC se l’evento si trova al di fuori della propria area locale. Le ragioni sono semplici:

  • Solo un pianificatore locale sa quali ristoratori, servizi di trasporto, alberghi e altre strutture forniranno il miglior servizio nell’ambito del budget disponibile.
  • Un pianificatore locale capisce le norme e le aspettative culturali – e sa quando i prezzi vengono alzati o quando si aggiungono extra superflui alla fattura.
  • Un pianificatore locale sa dove e come trovare il miglior intrattenimento, cibi freschi, personale più disponibile e i migliori itinerari di viaggio.

Cosa fa un DMC

Una destination management company (DMC) mantiene una profonda conoscenza locale del territorio o della regione che rappresenta, in particolare per quanto riguarda il coordinamento locale e l’implementazione di tutto, dal programma e la logistica degli eventi alle attività degli eventi. In breve, un DMC è essenzialmente un consulente altamente specializzato per praticamente ogni aspetto della programmazione di eventi fuori città.

In qualità di consulente locale, la maggior parte dei servizi di un DMC rientra in una o più delle seguenti categorie:

  • Progettazione del programma: Questi servizi includono la selezione e la prenotazione dei locali, l’organizzazione di attività per eventi e anche l’arredamento degli eventi.
  • Gestione della logistica: Questi servizi includono la realizzazione di una cronologia e di un programma dell’evento, la prenotazione del trasporto e anche il coordinamento degli arrivi e delle partenze degli ospiti.
  • Gestione dei fornitori: Questi servizi includono la selezione dei fornitori e la negoziazione dei prezzi dei fornitori.
  • Contabilità: Questi servizi comprendono la revisione e il pagamento delle fatture dei fornitori, le trattative finanziarie e la fornitura di una contabilità dettagliata al cliente.

Un DMC può assistere un organizzatore di eventi aziendali nel coordinare i trasporti, le sistemazioni alberghiere, i pasti e le attività locali. Ma mentre un DMC mantiene i rapporti con tutti i servizi relativi all’ospitalità nella loro area, il servizio primario dell’azienda è l’organizzazione e la pianificazione dell’evento principale stesso, che si tratti di una cena di gala, di una riunione aziendale o di una conferenza, o anche di un viaggio di incentivazione aziendale.

Oltre a fornire competenze locali, un DMC funge anche da contatto chiave durante tutto il processo di pianificazione dell’evento. Spesso, il DMC sarà anche in grado di sfruttare i prezzi più bassi utilizzando l’enorme potere d’acquisto per negoziare tariffe preferenziali con fornitori e fornitori locali. Nei paesi non anglofoni, un DMC può anche aiutare a superare le barriere linguistiche.

Come noleggiare un DMC

Le società di gestione delle destinazioni appartengono spesso all’Association of Destination Management Executives (ADME), una risorsa primaria per l’istruzione, gli standard e le pratiche per l’industria DMC. L’ADME si occupa anche della certificazione dei professionisti del destination management e dell’accreditamento delle società di destination management.

Se siete alla ricerca di un DMC, l’ADME gestisce un elenco di tutti i suoi membri per regione, che offre un ottimo punto di partenza per la vostra ricerca. I DMC elencati nell’elenco ADME soddisfano tutti i criteri di appartenenza all’associazione, che include i requisiti per i servizi che il DMC fornisce, nonché altri requisiti importanti come la stipula di un’assicurazione di responsabilità civile generale di livello adeguato.

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